El Balance : Documento económico de la sociedad.

   El balance como documento económico de la sociedad, representa de manera resumida la situación  patrimonial de la misma , en un momento especifico, al final del correspondiente ejercicio económico, y debe ír acompañado de otros documentos justificativos llamados "estados financieros".

   Hoy dÍa el balance no sólo se concibe como una rendición de cuentas de los administradores frente a  los accionistas, sino que además el balance es un "deber de información" por parte de la sociedad, a un número de  interesados, tales como, acreedores de la empresa, accionistas, trabajadores y la propia administración pública ya que la sociedad necesita interrelacionarse  con diversos sujetos para alcanzar el fín económico que persigue. 

   Dicho balance debe reflejar con la mayor precisión y claridad posible las cuentas anuales de la sociedad, tal y como señala Sanchez Calero (1997) es del interés de los terceros vinculados con la sociedad conocer la situación financiera y los resultados de la gestión social.

   Los administradores como mandatarios de la sociedad, deben realizar una gestión social eficiente, que involucra un conjunto de obligaciones dentro de las cuales destaca Barboza (2005), la obligación de los administradores de llevar los libros inherentes a todo comerciante, vale decir, libro Mayor, Diario y de Inventario, sobre la base del encabezado del artículo 260 del Código de Comercio y que puede vincularse con lo preceptuado en el artículo 35  ejusdem, el cual  estipula que todo comerciante deberá  al inicio del ejercicio económico y al cierre del mismo llevar el libro de inventarios, que deberá contener una descripción estimatoria de todos los bienes que posee la empresa, el cual debe cerrarse con el balance y el estado  tanto de ganancias como de pérdidas que pueda experimentar la sociedad.  
   Una vez elaborado el balance, deberá ser sometido a consideración de los comisarios y la asamblea, de acuerdo con lo estipulado en el  artículo 304 del Código de Comercio, es de observar que en la práctica los administradores no realizan el balance, pues esta tarea es encomendada a los auditores internos o contadores al servicio de la sociedad. Sin embargo esta circunstancia no los exime de responsabilidad, respecto a su elaboración, responsabilidad que sigue siendo suya, y es intransferible, como también lo es la presentación de cuentas a la asamblea, sobre el particular Morles (2006) señala que cualquier daño que se cause a la sociedad, a los accionistas, y a terceros, como producto de una mala elaboración del balance, genera la responsabilidad personal y solidaria de los administradores. 
   Igualmente, tomando en consideración los artículos 266 y 291 del Código de comercio se  observa como los administradores responden de forma personal y solidaria del incumplimiento de sus deberes, así como de cualquier irregularidad que cometan en su gestión, de  lo que se desprende el deber de presentar correctamente el balance y el estado de ganancias y pérdidas.

   De otro lado, la doctrina discute si la aprobación del balance por la asamblea libera de culpa a los administradores en el ejercicio de sus funciones, expresa Vivante, citado por Morles (2006) que nada impide que al aprobarse el balance, simultáneamente se haga reserva expresa de la responsabilidad de los administradores en su gestión social. 
   Sin embargo la práctica mercantil demuestra como la reponsabilidad de los administradores en su gestión es soslayada en las asambleas, las cuales ven satisfechas sus expectativas sobre la gestión social de los administradores, con tal sólo la aprobación de las cuentas.

   Por otra parte también juega un papel fundamental los comisarios ya que a estos se les atribuye la función de preparar un informe que demuestre de manera fehaciente la situación de la sociedad, del balance y las cuentas de la administración de acuerdo con el 287 y  311 (Ord 1°) del código de Comercio, de lo contrario incurren en responsabilidad, cuando actuan con negligencia en el cumplimiento de sus deberes, pues esto supondría un daño para la sociedad. 

   Es así como el comisario tiene una función fundamental dentro de la sociedad, pues el informe que emiten es de tal importancia, que toda deliberación referente a la aprobación del balance y las cuentas, carece de validez, cuando no van precedidas de su informe, a tenor de lo contemplado en el artículo 287 primer aparte del mencionado código.
   De lo anteriormente explanado puede decirse como el balance no sólo tiene la cualidad de   ser un  documento  que refleja la situación económica de la empresa, sino que además puede ser considerado como un mecanismo de control  sobre la gestión tanto de  los administradores como de los comisarios a tenor de las normas previstas en la ley mercantil.